Die Kosten für ein häusliches Arbeitszimmer werden in der Regel im Rahmen der Jahresabschlusserstellung berücksichtigt.
Das Arbeitszimmer muss ein abgeschlossener Raum sein, der nahezu ausschließlich beruflich genutzt wird. Eine ausziehbare Couch bzw. ein Fernseher deuten darauf hin, dass dieser abgeschlossene Raum nicht ausschließlich für unternehmerische Zwecke zur Verfügung steht, sondern teilweise privat mit genutzt wird. Nach neuester Rechtsprechung kann zwischen privaten und betrieblichen Kosten nicht mehr aufgeteilt werden.
Mindestens eine Dreizimmerwohnung ist grundsätzlich die Voraussetzung für den Ansatz eines Arbeitszimmers. Bei Familien oder Lebensgemeinschaften mit ein oder zwei Kindern ist eine Vierzimmerwohnung unabdingbar, um einen abgeschlossenen Raum als Arbeitszimmer ausweisen zu können.
Nutzen mehrere Steuerpflichtige ein häusliches Arbeitszimmer gemeinsam, ist die Höchstbetragsgrenze von 1.250 € personenbezogen anzuwenden. Das bedeutet, jeder von Ihnen darf seine Aufwendungen hierfür bis zu dieser Obergrenze einkünftemindernd steuerlich als Betriebsausgabe oder Werbungskosten geltend machen.
Als Betriebsausgaben sind alle Kosten der Wohnung anteilig zur gesamten Wohnfläche auf das Arbeitszimmer umzulegen. Dazu gehören:
Wenn das Arbeitszimmer dem Ehepartner des Unternehmers oder einem Dritten auch nur teilweise gehört, sollte zur Sicherheit zwischen diesen Personen ein Mietvertrag abgeschlossen werden, um die entsprechenden Mietkosten als Betriebsausgaben ansetzen zu können. Entscheidend dabei ist, dass das Mietverhältnis auch tatsächlich durchgeführt wird und monatlich nachweislich Mietzahlungen plus Nebenkostenvorauszahlungen fließen. Idealerweise wird außerdem einmal jährlich eine Nebenkostenabrechnung erstellt.
Befindet sich das Arbeitszimmer bzw. die Wohnung in Ihrem Eigentum, müssen Sie folgenden Wermutstropfen hinnehmen: Ab erstmaliger überwiegend betrieblicher Nutzung des Arbeitszimmers wird Ihr Arbeitszimmer zum notwendigen Betriebsvermögen. Deshalb ist bei einer möglichen Betriebsaufgabe oder bei einem Verkauf der Immobilie der Wertzuwachs plus der Summe der Abschreibungen des Arbeitszimmers zu versteuern. Diese steuerlichen Auswirkungen sind jedoch meist nicht vermeidbar oder auch nicht so gravierend, da ab dem 55. Lebensjahr ein Freibetrag bei der Betriebsaufgabe von meist 45.000 € zur Geltung kommt und seit 2001 einmal im Leben der halbe Steuersatz bei Auflösung des gesamten Betriebs möglich ist. Hier gilt es, sich rechtzeitig beim Steuerberater zu informieren, um unliebsame Überraschungen zu vermeiden. Trotz dieser Aspekte ist es in den meisten Fällen lukrativ, Abschreibungen, vor allem Zinsen und andere Kosten für das Arbeitszimmer anzusetzen.
Für nebenberuflich tätige Unternehmer ist der Abzug von häuslichen Arbeitszimmerkosten auf max. 1.250 € pro Jahr und pro Nutzer des Arbeitszimmers begrenzt.
In diesem Fall können die Kosten für das häusliche Arbeitszimmer in voller Höhe geltend gemacht werden, wenn der qualitative Schwerpunkt der unternehmerischen Tätigkeit im Arbeitszimmer liegt.
Also auch, wenn Sie zeitlich unter 50 % Ihrer gesamten Tätigkeit im Arbeitszimmer verbringen, kann die geistige Steuerung Ihres Geschäfts vom Arbeitszimmer ausgehen. Trifft dies zu, können Sie alle tatsächlichen Kosten für das Arbeitszimmer absetzen. Für Sie bedeutet dies, dass Sie gegenüber dem Finanzamt den qualitativen Schwerpunkt Ihrer gesamten betrieblichen oder beruflichen Tätigkeit im Arbeitszimmer dokumentieren müssen. Das wären bei einer hauptberuflichen Unternehmertätigkeit unter anderem Kunden- und Interessentengespräche, Terminplanung, Produktschulungen oder Ausbildung, Motivation und Führung von Geschäftspartnern usw. oder zumindest deren Planung und Koordination vom Arbeitszimmer aus.
Das wesentliche Kriterium eines Arbeitszimmers ist, dass es in direkter Verbindung mit der Wohnung steht, oder das Zimmer im Keller, im Anbau des Hauses oder im dazugehörigen Hobbyraum ist. Selbst eine zusätzliche Wohnung in einem Mehrfamilienhaus fällt unter den häuslichen Arbeitszimmerbegriff, wenn diese Wohnung unmittelbar an die Wohnung des Steuerpflichtigen angrenzt.
Nicht unter den Begriff des häuslichen Arbeitszimmers fallen laut BFH Räumlichkeiten im Dachgeschoss eines Mehrfamilienhauses, die nicht zur Privatwohnung des Steuerpflichtigen gehören und als Arbeitszimmer genutzt werden oder ein separat angemieteter Kellerraum in einem Mehrfamilienhaus, der ebenfalls nicht zur Privatwohnung gehört.
Die Abzugsbeschränkungen auf 1.250 € pro Jahr und pro Nutzer des Arbeitszimmers oder gar der Ausschluss von Betriebsausgaben gilt nur für das häusliche Arbeitszimmer. Alle anderen Räumlichkeiten, wie Lager, Konferenzraum oder Schulungsraum etc. haben keine Abzugsbeschränkungen.
Der OnlineSteuerberater Newsletter