Aufbewahrungspflichten und Fristen

Zu Beginn des Jahres 2014 dürfen Sie wieder umfangreiche Geschäftsunterlagen aussondern: Wenn Sie für das Wirtschaftsjahr 2002 letztmals in 2003 Buchhaltungsarbeiten durchgeführt haben, dürfen Sie alle Belege für die Jahre 2002 und früher vernichten. Ein Vernichtungsverbot besteht allerdings für die o. g. Unterlagen, wenn

• eine Außenprüfung bereits begonnen hat und die Unterlagen für diese Außenprüfung von Bedeutung sind
• ein steuerstraf- bzw. bußgeldrechtliches Ermittlungsverfahren anhängig ist
• ein Rechtsbehelfsverfahren aufgrund einer Außenprüfung zu erwarten ist
• die Belege für Zeiträume bedeutsam sind, für die eine Steuerfestsetzungsfrist noch nicht abgelaufen ist.

Verstöße werden geahndet

Verstoßen Sie gegen Ihre Aufbewahrungspflichten, kann das Finanzamt schätzen – und zwar mit empfindlich hohen Zuschlägen! Nach Abschluss einer Betriebsprüfung allerdings will normalerweise niemand mehr die entsprechend zurückliegenden Belege sehen.

Private Unterlagen

Private Unterlagen (Belege zu Zins- und Mieteinnahmen, Sonderausgaben, außergewöhnlichen Belastungen, Werbungskosten usw.) unterliegen keiner Aufbewahrungspflicht. Das heißt, sobald für das jeweilige Jahr eine endgültige Steuerfestsetzung vorliegt, können Sie diese Belege vernichten. Solange der Fall aber noch „offen“ ist, Rechtsmittel eingelegt wurden oder es einen Vorbehalt  der  Nachprüfung / Vorläufigkeitsvermerk gibt, sollten Sie die Belege aufbewahren, weil nämlich die Beweispflicht beim Steuerpflichtigen liegt, wenn es sich um steuermindernde Anträge handelt.

Leistungen im Zusammenhang mit Grundstücken

Immer beachten müssen Sie die gültigen Aufbewahrungspflichten nach dem Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz. Soweit eine steuerpflichtige Werklieferung oder sonstige Leistungen im Zusammenhang mit einem Grundstück vorliegen, besteht eine Rechnungsausstellungspflicht auch gegenüber einem Nicht-Unternehmer. Der Nicht-Unternehmer (Leistungsempfänger) muss die Rechnungen, einen Zahlungsbeleg oder andere beweiskräftige Unterlagen zwei Jahre lang aufbewahren. Die Aufbewahrungspflicht beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt worden ist.