Nach all den vorbereitenden Informationen und Maßnahmen soll nun über die Betriebseinnahmen gesprochen werden – die notwendige Voraussetzung, um im Geschäft überhaupt erfolgreich sein zu können.
Es gilt die Aufzeichnungspflicht für Ihre gesamten Betriebseinnahmen. Diese Pflicht ist jedoch bei Betriebseinnahmen relativ unproblematisch, weil Betriebseinnahmen aus steuerlicher Sicht nur wenig Gestaltungsraum bieten. Einkommensteuerlich ist lediglich wichtig, den Vorgang nachvollziehbar für das Finanzamt aufzuzeichnen, z. B. durch Namen und die Adresse des Kunden sowie um was es sich bei dieser Einnahme gehandelt hat.
Beim Verkauf von Waren oder der Erbringung von Dienstleistungen an Endverbraucher müssen Sie den Vorgang in der Buchhaltung in dem vereinnahmten Zeitraum eintragen und die verkauften Waren entsprechend als Verkäufe mit 7 % bzw. 19 % Umsatzsteuer unterteilen.
Entsprechend dem vorangegangenen Punkt verfahren Sie beim Warenverkauf an Geschäftspartner. Wichtig ist, dass Sie Ihrem Geschäftspartner eine ordnungsgemäße Verkaufsrechnung ausstellen, die Ihnen beiden als Buchhaltungsbeleg dient. Bekommt Ihr Geschäftspartner von Ihnen nämlich nur einen Wareneinkaufsbeleg als Quittung für die von ihm gekauften Waren, kann er zwar den gezahlten Betrag einkommensteuerwirksam als Betriebsausgabe ansetzen, er bekommt aber die im Rechnungsbetrag enthaltene Vorsteuer nicht erstattet, weil Sie nicht alle formalen Voraussetzungen für den Vorsteuerabzug in dieser Rechnung eingehalten haben. Umgekehrt bedeutet dies für Sie, wenn Sie bei einem Geschäftspartner Waren mit bestellen, muss Ihnen Ihr Geschäftspartner immer eine Rechnung über die für Sie bestimmten Waren korrekt ausstellen sonst verlieren Sie die entsprechende Vorsteuer.
Bei Bonuseinnahmen und Provisionsabrechnungen achten Sie darauf, dass Sie für den jeweiligen Monat einen Gesamtbetrag einnehmen. Der Gesamtbetrag setzt sich oft aus mehreren getrennt zu verbuchenden Positionen zusammen, daher müssen Sie alle dazugehörigen Abrechnungsbelege zur besseren Nachvollziehbarkeit beilegen und den Betrag ggf. in 7 % und 19 % Umsatzsteuer aufteilen.
Am einfachsten ist es, den gesamten vereinnahmten Betrag zu verbuchen – natürlich getrennt in 7 % und 19 % Umsatzsteuer. Wenn Sie Ihre Betriebseinnahmen und Betriebsausgaben immer sofort nach jeder Zahlung verbuchen, ist Ihre Betriebseinnahme von der Höhe her mit der Banküberweisung oder der Bareinnahme identisch. Fällt also z. B. eine Provision mit einer Gutschrift zusammen, verbuchen Sie am Besten den saldierten Betrag als Provisionserlös.
Eine besondere Form der Einnahmen ist die private KFZ-Nutzung und die private Telefonnutzung. Dabei erfassen Sie zunächst vollständig alle jeweils anfallenden Kosten als Betriebsausgaben. Im Rahmen der Abschlusserstellung ermitteln wir dann den privaten Nutzungsanteil und verbuchen diesen als Eigenverbrauch, der Ihre Einnahmen, zum Teil umsatzsteuerpflichtig, erhöht.
Gegenstände mit Vorsteuer: Der Verkauf von Anlagevermögen (KFZ, Büroeinrichtung, Aktenschrank, Schreibtisch, Bürostuhl etc.) im Rahmen Ihres Geschäfts ist immer dann umsatzsteuerpflichtig, wenn diese Gegenstände mit Vorsteuerabzug eingekauft wurden. Sie werden in die Buchhaltung als Einnahmen eingetragen.
Gegenstände ohne Vorsteuer: Sollten Sie jedoch Gegenstände, für die Sie keine Vorsteuer geltend machen konnten, aus dem Betriebsvermögen entnehmen, ist die Entnahme in ihr Privatvermögen auf jeden Fall umsatzsteuerfrei. Wenn Sie vorhaben, solche Gegenstände zu verkaufen, sollten Sie diese mindestens drei Monate vor dem Verkauf als Entnahme zeitnah in der Buchhaltung vermerken, um dann umsatzsteuerfrei aus Ihrem Privatvermögen verkaufen zu können.
Bei einer Betriebsaufgabe müssen Sie alle Gegenstände einnahmeerhöhend zum Verkehrswert entnehmen. Die vorsteuerbehafteten Gegenstände müssen Sie umsatzsteuerpflichtig entnehmen. Die von privat gekauften oder eingelegten, nicht vorsteuerbehafteten Anlagegüter können Sie umsatzsteuerfrei entnehmen.
Wenn Sie Eigenverbrauch aus dem gebuchten Wareneinkauf entnehmen, ist das ein „Verkauf“ an Sie selbst zu Ihrem individuellen Einkaufspreis und Sie müssen dies aufzeichnen. Sie sollten neben dem Datum die entsprechenden Artikelbezeichnungen mit Netto-Einkaufspreisen notieren, die Spaltensummen ermitteln, die 7 % bzw. 19 % Umsatzsteuer errechnen und schließlich bei „Summe Eigenverbrauch“ den Bruttowert eintragen. Der Eigenverbrauch erhöht Ihren Gewinn und ist wie jeder Verkauf umsatzsteuerpfl ichtig.
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