Die Mehrzahl unserer Mandanten kann als Existenzgründer in den ersten Jahren die Buchhaltung nach belegbaren Betriebseinnahmen und Betriebsausgaben mit ihren Bruttobeträgen (inkl. Umsatzsteuer) mit einer Buchungsliste führen. Die Buchungsliste kann beispielsweise auch „Buchungsprotokoll“, "Einahmen-Ausgaben-Übersicht" oder "Tagebuch" genannt werden. Dabei tragen Sie nur die Belege für die Betriebsausgaben und Betriebseinnahmen ein. Ob bar oder unbar bezahlt wurde, spielt keine Rolle und bare und unbare Belege müssen nicht getrennt voneinander sortiert werden. Die Bankbelege können in einem separaten Ordner für die eigene Kontrolle aufbewahrt werden und sind für die Buchhaltung belanglos.

Die Buchungsliste : Buchungsprotokoll, Einnahmen-Ausgaben-Übersicht, Tagebuch

Das Eintragen der Belege in die Buchungsliste wird nach folgenden Grundsätzen ganz einfach erledigt: Als Faustregel gilt, dass das Zu- und Abflussprinzip entscheidend ist, d. h. wenn Ihnen z. B. die Provisionsabrechnung für Dezember 2017 erst im Januar 2018 ausgezahlt wird, ist der Zufluss im Januar und wird dann in die Buchhaltung 2014 eingetragen. Wenn Sie ausnahmsweise einen Beleg später erfassen, ist das in der Regel unproblematisch. Belege aus einem anderen Kalenderjahr können aber nicht nachträglich berücksichtigt werden: Ein Seminar aus 2017 kann nicht in 2018 erfasst werden, wenn Sie den Beleg dann erst wiederfinden, der Beleg kann aber im Jahresabschluss 2017 mit berücksichtigt werden.

Bei monatlichem oder quartalsmäßigem Abgabezeitraum für die Umsatzsteuervoranmeldung dürfen Sie insbesondere die Betriebseinnahmen nicht ständig in einen späteren Zeitraum buchen. Sie hätten dadurch nämlich einen Zinsvorteil, weil Sie die Umsatzsteuer auf diese später berücksichtigten Einnahmen dann auch erst später abführen. Im Zweifel kann das auch schnell als Steuerhinterziehung ausgelegt werden bzw. mindestens zu teuren Hinterziehungszinsen führen.

Alle Belege erfassen

Alle relevanten Belege sollten Sie auf jeden Fall erfassen. Erfassen Sie jeden Beleg einzeln: Ihre Buchhaltung muss nachvollziehbar bleiben! Dazu können Sie aber die Belege auch im „Schuhkarton“ zunächst sammeln und dann am Ende des Umsatzsteuervoranmeldezeitraums „ungefähr chronologisch“ hintereinander in das Tagebuch oder gleich in die OnlineBuchhaltung eintragen. Die Nachvollziehbarkeit wird bereits durch eine sinnvolle Nummerierung der Belege gewährleistet.

Stand 04/18