Für jeden geschäftlich gefahrenen Kilometer setzen Sie pauschal 30 Cent für ein KFZ, 20 Cent für ein Motorrad / Motorroller, Moped / Mofa oder auch ein E-Bike als Betriebsausgabe an. Bis einschließlich 2013 gelten noch 13 Cent für Motorrad / Motorroller, 8 Cent für ein Moped / Mofa oder 5 Cent für ein Fahrrad als Betriebsausgabe. Die Pauschale für das Fahrrad entfällt ab 2014. Die o. g. Fahrzeuge befinden sich nicht im einkommensteuerlichen Betriebsvermögen.
Die bisherigen durch Verwaltungsanweisung festgesetzten Kilometersätze für Fahrräder (0,05 € / km) sowie die Pauschsätze für die Mitnahme von Fahrgästen (0,02 € / km) dürfen nach dem Gesetzeswortlaut nicht mehr angewendet werden. Es ist aber davon auszugehen, dass die Finanzverwaltung die Fortführung der bisherigen Kilometersätze nicht beanstandet und diese durch Verwaltungsanweisung ergänzend zum Gesetz noch festlegen wird.
Das Fahrzeug muss, wenn nicht rechtlich, dann zumindest wirtschaftlich, im Eigentum des Unternehmers sein. Dies bedeutet, dass nahezu sämtliche Kosten der Geschäftsfahrt für das Auto, ebenso wie bei tatsächlichen Kosten, von Ihnen selbst getragen werden müssen. Sie können auch einen Nutzungsvertrag mit dem rechtlichen Eigentümer abschließen, der die monatlichen Zahlungen für die Abnutzung des Fahrzeugs, die KFZ-Steuer und -Versicherung etc. beinhaltet.
Wenn Ihnen das Fahrzeug als Unternehmer gehört, darf es nicht mehr als zu 50 % geschäftlich gefahren werden, weil es sonst zum notwendigen Betriebsvermögen wird und dann zwingend mit den tatsächlichen KFZ-Kosten angesetzt werden muss.
Die über 50 %-ige geschäftliche Nutzung kann vom Finanzamt spätestens bei einer Steuerprüfung leicht nachgewiesen werden, weil der Prüfer berechtigt ist, sich die Berichte über die Hauptuntersuchungen dieses Autos von TÜV oder DEKRA kommen zu lassen. Hier ist immer auch der Kilometerstand am Tag der Hauptuntersuchung dokumentiert. So kann die gesamte und geschäftliche Fahrleistung nachgewiesen werden.
Der Grund für eine Überprüfung „Kilometerpauschale“ oder „Tatsächliche Kosten“ durch das Finanzamt ist die Erfahrung, dass die tatsächlichen Kosten pro geschäftlich gefahrenem Kilometer bei einem sehr günstigen Fahrzeug und hoher Kilometerlaufleistung auch unter 30 Cent pro Kilometer liegen könnten. Die Folge ist meist eine zu niedrige Schätzung durch das Finanzamt. Dieser können Sie nur entgegentreten, wenn Sie die tatsächlich entstandenen Kosten nachweisen. Das gelingt Ihnen aber nur, wenn Sie alle tatsächlichen Fahrzeugkosten trotz der Wahl des „Ansatzes nach Kilometerpauschale“ über die Jahre hinweg gesammelt haben. Diese Belege sind allerdings ohnehin aufbewahrungspflichtig, wenn Sie im Regelfall zusätzlich zu den 30 Cent bis zu 50 % Vorsteuer aus den tatsächlichen Kosten geltend machen.
Mit der Entscheidung für die „Kilometerpauschale“ können Sie keine weiteren tatsächlichen Kosten für ein Fahrzeug ansetzen, weil Sie mit dieser Pauschale auch alle anderen Kosten, wie z. B. Reparaturkosten, Steuer, Versicherung, Autowäsche usw. abgegolten haben. Parkgebühren zählen explizit nicht zu den KFZ-Kosten, diese erfassen Sie unter dem Kostenkonto „Reisekosten“ separat wenn geschäftlich veranlasst. Zusätzlich können ausnahmsweise Reparaturkosten als Betriebsausgaben angesetzt werden, wenn z. B. ein Unfall auf einer durch das Gewerbe veranlassten Fahrt diese konkret veranlasst haben.
Anstelle der einkommensteuerlichen Kilometerpauschale ist auch die sog. Kosteneinlage möglich. Das bedeutet, Sie setzen die anteiligen Nettokosten des Gesamtfahrzeugs inklusive Abschreibung anstelle der Kilometerpauschale an. Dies kann bei neuen, teureren Fahrzeugen durchaus interessant sein, da erfahrungsgemäß die Kosten für den geschäftlich gefahrenen Kilometer, vor allem bei einer geringen Fahrleistung, über der Pauschale von 30 Cent (beim PKW) liegen. Hierzu müssen Sie dokumentieren, wie hoch die geschäftliche Kilometerlaufleistung prozentual pro Jahr konkret war und nach diesem Schlüssel könnte dann die Kosteneinlage durchgeführt werden.
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