Vielleicht empfinden Sie sich insbesondere als Existenzgründer gerade zu Geschäftsstart als Kleinunternehmer, besonders im Vergleich mit den börsennotierten Kapitalgesellschaften. Die hier beschriebene Kleinunternehmerregelung bezieht sich jedoch ausschließlich auf einen umsatzsteuerrechtlich genau definierten Begriff und sollte auch nur streng in diesem Zusammenhang Verwendung finden.
Alle Unternehmer haben generell bis auf wenige Ausnahmen (ärztliche Leistungen, Versicherungsdienstleistungen, etc.) umsatzsteuerpflichtige Einnahmen. Dies bedeutet, dass in der Regel 19 % bzw. 7 % aus den Einnahmen als Umsatzsteuer an das Finanzamt abgeführt werden müssen. Allerdings darf man der Umsatzsteuer die Vorsteuer (= „mitgezahlte Umsatzsteuer“) aus Betriebsausgaben, für die eine ordnungsgemäße Rechnung vorliegt, entgegen rechnen. Die Kleinunternehmerregelung ist eine Möglichkeit, ohne Umsatzsteuererklärung (und Voranmeldungen) auszukommen. Das bedeutet, Sie müssen weder Umsatzsteuern abführen noch können Sie Vorsteuern vom Finanzamt erhalten.
Voraussetzung hierfür ist, dass der Vorjahresumsatz (= Gesamtsumme der Einnahmen) 22.000 € nicht überstiegen hat und der aktuelle Jahresumsatz 50.000 € voraussichtlich nicht übersteigen wird. Im Jahr Ihrer Existenzgründung darf der Umsatz von Ihrem Rumpfwirtschaftsjahr, hochgerechnet auf das ganze Jahr, 22.000 € nicht übersteigen. Überschreiten Sie eine der Grenzen, müssen Sie eine Umsatzsteuererklärung für das entsprechende Jahr abgeben. Überschreiten Sie die Grenzen nicht, können Sie, wenn dies für Sie von Vorteil ist, trotzdem eine Umsatzsteuererklärung abgeben. Dann sind Sie allerdings für fünf Jahre an die Regelbesteuerung (= Umsatzsteuer-/ Vorsteuerverrechnung) gebunden.
Wenn Sie unter den oben genannten Grenzen liegen, haben Sie ein Wahlrecht, Umsatzsteuererklärungen abzugeben oder eben nicht.
Es ist besser, eine Umsatzsteuererklärung einzureichen:
Wenn die Summe Ihrer Vorsteuern höher ist als Ihre abzuführenden Umsatzsteuern. Dann läuft Ihr Geschäft wohl leider (zumindest derzeit) ins Minus. Tendenziell ist nämlich davon auszugehen, dass zwar fast alle Einnahmen umsatzsteuerpflichtig sind, aber längst nicht alle Ausgaben Vorsteuer enthalten (z. B. Personalkosten, Versicherungen, Steuern, Gebühren, Betriebsausgaben an Nichtunternehmer etc.).
Wenn Sie Rechnungen im Wesentlichen an vorsteuerabzugsberechtigte Unternehmer (dies ist z. B. auch Ihre Lieferfirma die Ihnen evtl. Provisionen auszahlt!) stellen. Diesen ist es schlichtweg egal, ob 100 € „brutto für netto“ oder 100 € plus 19 % Umsatzsteuer an Sie bezahlt werden müssen, denn genau die Umsatzsteuer, welche an Sie (zusätzlich) bezahlt wurde, wird diesen bei der nächsten Umsatzsteuervoranmeldung vom jeweils eigenen, zuständigen Finanzamt als Vorsteuer erstattet. Sie als Unternehmer bezahlen die 19 % an Ihr Finanzamt und haben immer noch 100 € im Geldbeutel / auf dem Konto, also genauso viel, wie als umsatzsteuerlicher Kleinunternehmer. Jetzt allerdings haben Sie den entscheidenden Vorteil, dass Sie Ihre gesamte Vorsteuer aus den Betriebsausgaben vom Finanzamt wieder zurückerhalten. Dies sind effektive Mehreinnahmen, die nur noch Ihrem individuellen Spitzensteuersatz der Einkommensteuer unterworfen werden.
Bei gemischten Einnahmen von Privatpersonen und von vorsteuerabzugsberechtigten Unternehmen ist es lediglich ein Rechenexempel, ob bei gesetzlichen Voraussetzungen die umsatzsteuerliche Kleinunternehmerregelung empfehlenswert ist. Eine „Besserrechnung“ für genau diesen Fall bieten wir Ihnen am Jahresende gerne an, d. h. wenn Sie zunächst die Kleinunternehmerregelung auswählen, dafür sorgen, dass alle vorsteuerbehafteten Betriebsausgabenbelege formal korrekt sind und z. B. alle Belege mit dem korrekten Umsatzsteuersatz in unsere OnlineBuchhaltung einpflegen (ohne eine Meldung an ELSTER zu schicken) dann können wir Ihnen genau errechnen welche Variante für Sie optimal ist. Von der Kleinunternehmerregelung können Sie jederzeit, auch rückwirkend, zur Regelbesteuerung optieren (= wechseln).
Bei entsprechenden, meist investiven Anschaffungen, z. B. bei einem PKW oder Maschinen, die vorsteuerbehaftet sind, führt die Berechnung über die Jahre meist dazu, dass aktiv die Regelbesteuerung gewählt wird, obwohl die obigen Grenzen unterschritten bleiben.
Wenn Sie vorwiegend an Privatpersonen Rechnungen stellen und Ihre Einnahmen höher sind als die vorsteuerbehafteten Ausgaben. Vor allem für Dienstleister ist unsere Empfehlung, die Kleinunternehmerregelung möglichst lange durchzuhalten. Man versucht dann, die Einnahmen falls möglich in spätere Jahre zu verlagern, weil normalerweise, bis auf die Anzahlung, der Zufluss der Zahlung (= der Betriebseinnahme) entscheidend ist. Um innerhalb der gesetzlichen Grenze von 22.000 € Jahresumsatz zu bleiben, kann man Einnahmen u. U. in spätere Jahre verlagern oder mehrere Unternehmen mit unterschiedlichen beteiligten Personen gründen.
In den meisten Fällen ist die umsatzsteuerliche Kleinunternehmerregelung nur für das Finanzamt vorteilhaft. Vor allem in Branchen wie Networkmarketing bzw. Direktvertrieb können wir Ihnen in 99 % aller Fälle zur Abgabe von Umsatzsteuererklärungen und zum Verzicht auf die Kleinunternehmerregelung raten.
Stand 04/23
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