Der Große Senat des BFH hat am 21.09.2009 entschieden, dass Reisen grundsätzlich in einen privat und einen geschäftlich veranlassten Anteil aufteilbar sind.
Voraussetzung ist die leichte und eindeutige Aufteilung. Sofern Sie also z. B. in den USA geschäftlich zu tun haben und dies anschließend oder vorher noch mit ein paar Tagen einer privaten Reise verbinden, werden die Reisekosten nach Tagen aufgeteilt. Sofern sich der Flug aufgrund des geschäftlichen Anlasses auf jeden Fall ergeben hätte, sind die Flugkosten sogar zu 100 % ansatzfähig, während die Übernachtungskosten zeitanteilig zwischen privat und geschäftlich aufgeteilt werden.
Eindeutig private Aufwendungen sind wegzulassen und nicht trennbare Kosten müssen Sie im Verhältnis der Zeitanteile der privat und geschäftlich getätigten Reise aufteilen.
Insbesondere für Incentive-Reisen ergibt sich hierbei eventuell eine Möglichkeit, diese geldwerten Vorteile, z. B. bei Reiseseminaren, in einen betrieblichen und einen geschäftlichen Anteil aufzuteilen. Hier ist natürlich nach wie vor von Bedeutung, dass ein möglichst umfangreiches betriebliches Programm bis in den Abend hinein vorlegbar ist. Im Einzelfall ermöglicht dies durch intensivere Auseinandersetzung mit dem Finanzamt eventuell einen weit verbesserten Betriebsausgabenabzug. Neben den Fahrzeugkosten können Sie unabhängig davon die im Folgenden beschriebenen Reisekosten geltend machen.
Bei Unternehmern werden die Übernachtungskosten im Inland grundsätzlich nur mit Beleg anerkannt. Dies gilt auch seit dem 01.01.2008 für Auslandsübernachtungskosten. Die früheren Übernachtungspauschalen im Ausland können seit 2008 nicht mehr angesetzt werden.
Sind auf einem Rechnungsbeleg Übernachtung und Frühstück in einem Betrag ausgewiesen, müssen Sie die Übernachtungskosten im Inland um 4,80 € kürzen. Bei Auslandsübernachtungen inkl. Frühstück müssen Sie die Übernachtungskosten um 20 % des Pauschalbetrags des Verpflegungsmehraufwandes für 24 Stunden des betreffenden Unterkunftsortes kürzen. Nachdem in Deutschland seit 01.01.2010 die reine Beherbergungsleistung bezüglich der Umsatzsteuer auf nur noch 7 % (früher 19 %) privilegiert wurde, das Frühstück weiterhin aber mit 19 % umsatzversteuert werden muss, sollten Sie eine solche Rechnung folgendermaßen aufteilen:
Erstens auf das Konto Reisekosten den Betrag für die Übernachtung mit 7 % Umsatzsteuer buchen, zweitens den Betrag für das Frühstück separat auf das Konto Eigenbewirtung mit 19 % Umsatzsteuer zuordnen. Dadurch wird Ihnen aus diesem Betrag zusätzlich noch die Umsatzsteuer als Vorsteuer vom Finanzamt zurückerstattet. Der einkommensteuerliche Ansatz der Verpflegungspauschale extra auf das Konto Reisekosten ist hiervon nicht betroffen.
Wenn Sie bei Geschäftspartnern übernachten, können Sie diesen gegen Quittung pro Unternehmer pro Nacht einen Betrag von z. B. 20 € bis 30 € als Aufwandsersatz für die Benutzung von Bettwäsche, für den Verbrauch von Wasser, Strom etc. erstatten. Diese Kosten können Sie als Betriebsausgabe (ohne Vorsteuerabzug) ansetzen, ohne dass der Geschäftspartner dies als Betriebseinnahme ansetzen muss, da es für ihn nur einen Kostenersatz darstellt.
Seit dem 01.01.1996 sind Einzelnachweise zu Verpflegungsaufwendungen nicht mehr einkommensteuerlich absetzbar. Umsatzsteuerlich hat diese Gesetzesänderung keine Auswirkung. Insofern sind tatsächliche Verpflegungen, die betrieblich veranlasst wurden, unabhängig von der Zeit der Dienstreise vorsteuerabzugsfähig, auch wenn sie sich als Unternehmer selbst verpflegen. Das bedeutet, dass Sie aus den sämtlichen, betrieblich bedingten Verpflegungen (also den tatsächlichen Ausgabenbelegen hierfür) Vorsteuer ziehen können. In unserer OnlineBuchhaltung können Sie diese Kosten bei den Betriebsausgaben auf das Konto Eigenbewirtung eintragen.
Der einkommensteuerlich pauschale Verpflegungsmehraufwand pro Kalendertag beträgt seit 2014 im Inland:
bei Abwesenheit über 8 Stunden 12,00 €
bei Abwesenheit von 24 Stunden 24,00 €
Der Anreisetag und der Abreisetag einer mehrtägigen Reise (mit Übernachtung) ist immer mit je 12 € ansetzbar, ohne dass es auf eine bestimmte Abwesenheitszeit an diesen Tagen ankommt. Bei einer Auslands- und Inlandsdienstreise an einem Tag gilt das Auslandstagegeld. Dieses ist je Kalendertag in der Tabelle rechts (neu seit 01.01.2014) aufgeführt.
Reisenebenkosten sind tatsächliche Aufwendungen etwa für Beförderung, Gepäckversicherung und -aufbewahrung, beruflicher Schriftverkehr oder Ferngespräche mit Geschäftspartnern, Maut- und Parkgebühren, berufliche Unfallversicherung. Diese Betriebsausgaben tragen Sie im Tagebuch ein oder direkt in Ihre OnlineBuchhaltung. Die entsprechenden Belege sind aufbewahrungspflichtig.
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